Garantía de los proyectos un rol muy importante.-

Sigue formando parte de mi inquietud, identificar, analizar y compartir diferentes aspectos vinculados a la gestión de proyectos de tecnología.

En algunas entradas anteriores, he comentado mi parecer en relación a la planificación propiamente dicha y al logro de una efectiva transferencia de conocimiento como condiciones muy importantes a la hora de evaluar el éxito de un proyecto.

Luego de haber dejado un tiempo este blog, me interesa compartir  otro de los aspectos que incide significativamente en la marcha eficiente de un proyecto. Me refiero específicamente a su estructuración desde un punto de vista organizativo, aspecto que generalmente es contemplado pero quizás no con los niveles de atención requeridos.  La organización de un proyecto necesita contar con las habilidades que permitan que los distintos niveles a crear no se transformen en un fin en si mismo, sino en partes de un todo que convergen hacia el logro de los objetivos planteados y de las metas que se pretenden alcanzar.

Ahora bien, la práctica indica que en el mundo de los proyectos, también es común ver, como en cualquier otra organización que involucra el ser humano, la reiteración de conductas que llevan a que veamos el “árbol” y no el “bosque” pensando siempre que el “rol” que cada uno desempeña o la “tarea” que cada uno realiza es la importante, la primera y quizás la única. Un gran Error.

Seguramente ante tal realidad constatable y recurrente la Oficina de Comercio Gubernamental del Reino Unido, desarrolló un método que es de uso global conocido como PRINCE2 (del acrónimo inglés PRojects IN Controlled Environment) que plantea, como su denominación lo indica, algunas directrices para asegurar el desarrollo de proyectos en “entornos controlados”. PRINCE2 cuida muy bien esos aspectos que hacen a la organización y a los distintos “Roles” involucrados en la misma.  

El “Rol de Garantía de Proyecto” como se denomina en el método propuesto, se le asigna a un equipo quien le corresponde velar para que el proyecto cumpla con los objetivos propuestos y las metas trazadas. Este rol tiene tanto funciones de Control como de Asesoramiento. Sin embargo, se plantea para ese rol algo que me parece puede contribuir a evitar lo que más arriba indicara. ¿Por qué? Porque ese Rol, es ejercido por personas independientes del proyecto que se convierten en “garantes”  para las partes interesadas (sea cliente o proveedor) de que el mismo se está llevando a cabo correctamente.

Es por esta razón que en la supervisión de la marcha del proyecto, de su rendimiento y de la obtención de los productos, esta figura se desenvuelve de manera independiente al Project Manager o Gerente de Proyecto y con dependencia directa del Comité de Dirección.  

Es responsabilidad del Comité de Dirección definir y cubrir este rol orientando la selección a quienes más allá de ser conocedores en profundidad de la gestión de proyectos y experimentados analistas de planificación, puedan reunir una capacidad de liderazgo y actitud de integración sobre principios básicos en el trabajo como lo son: objetividad, metodología, oportunidad en el reporting, priorización e independencia técnica.  Desde esta perspectiva, este rol, puede llevarse a cabo considerando la expectativas de la Empresa sobre los requerimientos del proyecto y velando por el caso de negocio que dio origen a ese proyecto.

Este rol de Garante a lo largo del proyecto trabaja para asegurar su éxito haciendo un control de calidad continuo. Factores claves para el Garante son asegurar la calidad de los productos, validar las características de las personas que trabajan en los distintos roles, asegurar la calidad del propio proceso y asegurar la calidad de los servicios y sistemas que se utilizan. Esto sin duda incluirá velar con objetividad de que las mediciones del progreso del proyecto sean confiables para el Comité de dirección del Proyecto.

Digamos para finalizar, que si pensamos en nuestras propias experiencias personales del día a día de los proyectos en los que todos y cada uno de nosotros pudo estar involucrado y lo hacemos desde una perspectiva abierta, seguramente concluyamos en que solemos “desfocalizarnos”  con los impactos negativos correspondientes en la obtención de los productos como son: calidad, tiempo, costo y alcance previsto. En consecuencia asignar presupuesto específico para cubrir este rol redundara en un beneficio claro y rentable para la Empresa.

Una mirada integral del “bosque” seguramente contribuya a eliminar esas prácticas tan cotidianas como peligrosas que a menudo nos generan desviaciones en el camino.

Hasta la próxima y bienvenido los comentarios que vengan..