Las comunicaciones en los proyectos.

Después de haber pensado y preocupado bastante por la Planificación, releer lo que he venido expresando en las entradas anteriores en mi blog y luego de asistir a una charla la semana pasada en un evento, me he quedado pensando en otro gran tema que es el impacto de las comunicaciones en los proyectos. Otro punto que creo se  maneja muy diferente en los proyectos por más que en general hay ciertas directrices que pueden llegar a compartirse.

Una mañana en el trabajo compartí un comentario que era cuantas veces hay buenas ideas que quedan por el camino porque la comunicación de la misma no es bien realizada. Pienso que si fuéramos contándola a lo largo de nuestra experiencia laboral serían muchas las ideas que entran en esta categoría.

Enseguida me hago otra pregunta, ¿cuantas veces un proyecto comienza a ir cada vez peor porque las tareas de difusión y/o comunicación se realizan inadecuadamente? Tengo la suerte de participar y haber participado en múltiples proyectos y he constatado eso muy a menudo a este hecho. La no comunicación o la mala comunicación, termina transformándose en energía negativa para el proyecto.

Días atrás leía que una de las seis principales actividades de un Gerente de Proyecto es lograr comunicar eficaz y eficientemente. Así que todo, me hacía pensar en lo importante que es comunicar, aunque a veces nos cueste un poco. Tampoco se trata de “bombardear” con comunicaciones por distintos medios, a todo el mundo y a toda hora.

A todo esto, que útil que es cuando se hace, al inicio de cada Proyecto la matriz de comunicaciones del mismo. Y cuando la misma se cumple o sea no queda archivada como un entregable más. Aquí la teoría del PMI se expande mucho y existen actividades específicas durante todo el ciclo de vida del Proyecto relacionadas a las comunicaciones que se deben realizar. Muchas de estas actividades comunicacionales las toma la Oficina de Proyecto, en otros casos un staff directo de la Gerencia de Proyecto, en otros casos el equipo un equipo de Gestión del Cambio y en muchos el propio Gerente o líder de Proyecto. Sin embargo un buen líder tiene que desarrollar (guste o no) su capacidades de comunicar, de interactuar con el equipo de proyecto.

Si bien a la hora de la planificación de las comunicaciones debe definirse que comunicar, a quien y cada cuanto tiempo, tampoco esto debe ser rígido y a mi entender sería bueno tener una monitorización de las comunicaciones.

Yo creo que existe un factor muy importante del éxito de un Proyecto que es la energía del equipo. Esto es menos medible pero muy potente para lograr resultados. La estrategia de comunicaciones es vital para la gestión del clima del proyecto. Por eso, creo que es conveniente ir midiendo como está la comunicación en el Proyecto, de tal forma que así como tenemos los no menos importantes indicadores de avances en la ejecución también tengamos en cuenta alguno relacionado con la comunicación.

Hoy tenemos muchos medios para difundir información  y debemos utilizar los que mejor se adapten a nuestro entorno de trabajo. Para ello hay que entender las costumbres, características del usuario interesado (por ejemplo que herramientas utiliza), si prefiere gran nivel de detalle o solo mensajes breves, etc. etc..

Cuando trabajamos en otros países, las expresiones pasan a ser muy importantes, hay unas  que sientan mejor que otras o algunas no reflejan lo que se intenta transmitir. El lenguaje escrito y el lenguaje corporal ya lo dicen los expertos es muy rico, entonces consideremos esto.

Todos los proyectos merecen su respeto por igual, no hay proyectos fáciles o difíciles y las comunicaciones son y será siempre un factor clave.

¿Para qué comunicar? Hay mil objetivos, atrás de una buena estrategia de comunicación, por ejemplo, ir gestionando las expectativas de los interesados, mantener el equipo de proyecto unido, informar oportunamente. No olvidemos que la ausencia de información,  hace que existan más especulaciones. Recordemos siempre que comunicar no es en un único sentido, sino  que se tienen que generar espacios de escucha, espacios para tener un ida y vuelta. Normalmente veo dos temas muy importantes cuando buscamos la retroalimentación: en especial la gente que se compromete quiere aportar y es vital que pueda canalizar sus comentarios, obtener respuestas etc. y también este ida y vuelta si bien se intenta comunicar lo más claro posible, siempre ayuda a que  puntos abiertos se puedan aclarar.

Comunicar bien, claro, oportuno, rigurosamente, con tiempos adecuados y sin ambigüedades hace que estas actividades sea una inversión para que el proyecto salga lo mejor posible. Es una inversión, hay que dedicar tiempo, hay que preparar los diferentes eventos, hay que planificarlos,  hay que dar la cara, hay que enseñar muchas veces las decisiones que se toman por qué motivo y con qué objetivo. Hay que confiar en los equipos y para ello la comunicación es un camino. Estoy convencido que la comunicación es uno de los factores más importantes para  generar compromiso.

Si somos Gerentes de Proyectos que no nos cueste difundir hitos, actividades, logros y que tampoco nos cueste difundir los problemas, tener retroalimentaciones. Y por último hagamos que las actividades de comunicación, nos divierta, que no sea rígida, que no sea estática que no sea gris. Usemos diversos espacios como desayunos, almuerzos, cenas, caminatas, charlas, folletos, informes, reuniones, carteles, etc. etc. Innovemos en la comunicación permanentemente. Cordiales saludos!